商务事务办公室
研究资助采购

重要文件

Contact Purchasing 办理免税证明.

射频采购指引

采购流程

在处理每笔付款或购买承诺之前，采购部门都要对其进行审查办公室，在某些情况下，研究项目办公室(ORP)，以确保所订购的材料或服务符合项目预算，并且是符合赞助商规定和研究基金会(RF)政策.

例外情况下，准许在资助期限的最后30天内购买 base only. 请与您的ORP管理员联系以获得批准. 采购请购单在没有ORP批准的情况下，该期限在30天内将被拒绝采购办公室.

为了ORP和采购部更好地为您服务，请:

审查并遵循所提供的指导方针.
鼓励项目主管在提交奖项前审查奖项余额 request. 奖励余额可以通过RF的报告功能查看. Please contact ORP访问和Oracle报表工具的问题.

采购订单流程

要提交购买请求，请填写研究基金会的请购单完成的采购申请单将被转发到采购办公室请求审批.

如果需要正式的采购订单，价格合理是必要的. Additional 担保人的具体要求可由采购或ORP提出.

此外，还需要在文件中附上以下备份文件请购单:

申请总金额	项目主管或相应的运营地点办公室索取
up to $10,000	没有正式竞争但需要正当理由的自由采购价格的选择与合理. 重复使用同一供应商或持续使用同一供应商进行各种采购在这个范围内，必须审查商品和服务的定价和质量定期并将结果保存在供应商采购文件中.
$10,000 to $24,999	招标或建议书需要招标，而采购则需要从中进行选择至少两份书面或口头报价.
$25,000 to $250,000	招标或建议书需要招标，而采购则需要从中进行选择至少两份书面或口头报价. 关于禁止、暂停和其他责任事项的证明表格 (PDF)须由供应商签署
over $250,000	招标需要书面投标或建议书，采购需要选择从至少三个书面投标或建议. 同时，需要成本或价格分析，至少应包括在收到之前作出独立估计投标书或建议书. 关于禁止、暂停和其他责任事项的证明表格 (PDF)须由供应商签署

不需要投标和建议书时

任何数额的采购都不需要投标或建议书 contract.

当需要投标和建议书时

对于所有其他采购，投标或建议是基于总金额采购申请量. 上表显示了的要求招标和建议书的征求.

采购部负责将采购品送出招标和广告在纽约合同记者. 采购也将寻求额外的报价和检查查看订单是否在纽约合约上.

“密封投标书或建议书”

密封投标书或建议书的过程包括:准备和分发 of the solicitation using specifications received from the Procuring Department; receiving the 投标书或建议书; opening and evaluating the 投标书或建议书 in a meeting; 选择供应商. 这是由PI和博彩平台网赌平台合作进行的采购部门.

Forms

作为一个非营利组织，研究基金会不受纽约州的限制还有地方销售税和使用税. Please see instructions.

工业和商业用品和设备

学院利用一个国家合同供应商的在线订购系统销售第39000组“工业及商业用品”下的产品. 你必须填妥 网上报名表格 来进入这个系统. 用户亦可联络我们的销售代表， George Plew，电话(607)743-5566，订单超过2000美元，要求更优惠的价格如果系统可用，将其加载到系统上. 所有的产品都是可用的 PDF格式 website 而且通常周转很快. 当使用你的部门PCard时，没有表格是否需要，但各部门应确保所有物品均已收到以令人满意的方式. 如果收到的物品不令人满意，请通知采购办公室. 请注意，此订购系统也可用通过采购和合同网站的纽约州资助部分.

Place and order

Equipment

设备的定义是具有使用寿命的价值在5000美元或以上的物品一年多了. 一个项目的成本包括任何必要费用的成本使物品处于工作状态. 这些费用包括安装、运输、改装:为使其可用而必需的改装、附件、附件或装置为了获得的目的. 如果赞助商规定对设备的定义不同或对于较低的美元门槛，该定义和较低的美元门槛将适用对特定奖项的购买.

The 请购单应提供详细信息，如制造商，型号，供应商谁可以提供产品，并应注明任何所需的功能/规格. 提供的信息在申请上应足够详细，以确保可以作出裁决给满足所有特性/规范的供应商.

如果设备是用国家和研究基金购买的，设备将变成纽约州的财产. A 国家采购申请单必须提交. 国家和研究账户必须在申请单上注明并附上国家账户和研究账户的适当签名. 这种订单的性质要求采购办公室遵循这两个国家研究采购条例和准则. 一个国家采购订单将是发给供应商，并引用研究账户. A研究基金会采购订单是发给国家的，用于采购的研究基金会部分.

Section _ .44 《网赌平台》要求设立确保避免“购买不必要的物品”的程序. Prior to 采购超过25,000元的物品，将在校园进行搜查由物业管制主任清点. 项目主管负责确保采购对项目的实施是适当的和必要的.

Insurance

研究基金会和赞助者拥有的设备的保险可通过研究基金中央办事处. 研究基金会提供财产保险，项目相关财产保险和行政财产保险. Information 可以通过联系研究项目办公室获得.

射频采购卡信息

EFB已经慷慨地同意成为我们射频Pcard的试点部门. 试点过程将使商务办公室能够确定校园范围所需的资源 RF Pcard的推出.

校外研究租赁信息

租赁表格和租赁条款的审查，需要建立任何租赁资金由研究基金会及/或其合作伙伴提供. 租赁表格可通过联系采购部.

Appliances

一些特定的实验室情况需要购买冰箱和冰柜. Personal 通常在厨房里发现的家用电器不能用研究基金购买除非满足某些标准. 厨房用具需要事先得到国家质检总局的批准采购代理基于符合既定赞助商和/或OMB的理由 guidelines.

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